Figure 1 – Tableau des correspondances entre catégories de données collectées, finalités, bases légales et durées de conservation : Apprenant et utilisateurs de la plateforme de LégiSchool
Hypothèses concernées :
Vous êtes un apprenant de LégiSchool, qui participez ou avez participé à une formation organisée par LégiSchool, en présentiel, en distanciel ou en e-learning, via la plateforme https://formations.legischool.com
Vous êtes toute personne ayant ouvert un compte d’utilisateur sur la plateforme , disposant d’un tel compte
Catégories de données
Finalités
Bases légales
Durées de conservation
Contrats de formation ou conventions de formation
👩🎓👨🎓Données d’identification de l’apprenant : nom, prénom, adresse (postale)
📞 Numéros de téléphone
📆 📅📍Date, heure, le cas échéant, lieu de formation
📧 Adresses e-mail
📝 Date et heure de signature
📜 🎓Le cas échéant, diplômes et qualifications professionnelles
Permettre aux apprenants de souscrire à l'offre de formation de LégiSchool
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel l’apprenant est partie (article 6.1. b° du RGPD)
5 ans suite à la signature du contrat ou de la convention de formation (durée de la prescription légale)
Puis destruction (pas d’archivage)
♿️ Le cas échéant, existence d'un handicap, informations sur la nature du handicap, informations sur les mesures d'accessibilité mises en œuvre par LégiSchool
Permettre aux apprenants en situation de handicap de bénéficier de mesures d'adaptation spécifiques aux fins de l'accessibilité
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel l’apprenant est partie (article 6.1. b° du RGPD)
Fondement dérogatoire pour les données relevant des « catégories particulières » ou « données sensibles » :
Le traitement est nécessaire aux fins de l'exécution des obligations et de l'exercice des droits propres au responsable du traitement ou à la personne concernée en matière de droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale, dans la mesure où ce traitement est autorisé par le droit de l'Union, par le droit d'un État membre ou par une convention collective conclue en vertu du droit d'un État membre qui prévoit des garanties appropriées pour les droits fondamentaux et les intérêts de la personne concerné (article 9.2. b° du RGPD)
5 ans suite à la signature du contrat ou de la convention de formation (durée de la prescription légale)
Puis destruction (pas d’archivage)
Utilisation de la plateforme d’e-learning de LégiSchool (https://formations.legischool.com)
Compte d’utilisateur
👩🎓👨🎓/👩💻 👨💻 Données d’identification de l’apprenant ou de l’utilisateur de la plateforme : nom, prénom, adresse postale (facultative)
📧 Adresses e-mail, le cas échéant, information relative au consentement à faire l’objet d’une sollicitation électronique
📞 Numéros de téléphone (facultatif)
📷 Photo (facultatif)
🎓 💻Formation en ligne auxquelles l'apprenant a accès
Permettre à l’apprenant ou à l’utilisateur de LégiSchool de disposer d’un compte d’utilisateur sur la plateforme d’e-learning de LégiSchool
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel l’apprenant ou l’utilisateur est partie (article 6.1. b° du RGPD)
3 ans suite à la création du compte d’utilisateur,
Puis anonymisation irréversible (pas d’archivage)
Mots de passe des apprenants/utilisateurs
Permettre aux apprenants ou aux utilisateurs de disposer d'un compte d'utilisateur sécurisé au sein de la plateforme d'e-learning
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel l’apprenant ou l’utilisateur est partie (article 6.1. b° du RGPD)
Aucun accès par LégiSchool ni par son prestataire (mots de passe hachés avec sel cryptographique)
Fiches de suivi des apprenants ou utilisateurs (pour chaque formation à laquelle l’apprenant a accès) :
📆 📅 Date d'inscription, date du début de la formation, date du dernier accès, date à laquelle la formation a été terminée
⌛ Temps cumulé passé sur chaque formation, taux d'avancement dans la formation (en %), leçons terminées
❌✅ Résultats obtenus aux Quiz et QCM, taux d'avancement dans la formation (en %)
Permettre à LégiSchool de procéder au suivi de la progression des apprenants et utilisateurs
Permettre à LégiSchool de prévenir le décrochage des apprenants et utilisateurs (système anti-décrochage)
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel l’apprenant ou l’utilisateur est partie (article 6.1. b° du RGPD)
3 ans suite à la création du compte d’utilisateur,
Puis anonymisation irréversible (pas d’archivage)
Données de connexion de l’apprenant ou de l’utilisateur
💻📍 Historique des dernières connexions à la plateforme, date et heure de connexion, adresse IP, lieu de connexion, type de navigateur, type d'équipement de terminal
Permettre à LégiSchool de s'assurer de la sécurité des connexions aux comptes d'utilisateur
Prévenir l'usurpation des comptes d'utilisateur de ses apprenants ou utilisateurs
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel l’apprenant ou l’utilisateur est partie (article 6.1. b° du RGPD)
La nécessité au regard d’une obligation légale qui s’impose à LégiSchool (article 6.1. d° du RGPD)
6 mois suite à la collecte des données de connexion,
Puis destruction
Informations sur les paniers d’achat abandonnés (concernant l’achat de formations en e-leraning en ligne)
🧺 Paniers d’achat abandonnés, date et heure de l'inscription abandonnée
Permettre à LégiSchool d'assurer la gestion commerciale de ses services
Permettre à LégiSchool de réaliser de statistiques sur les achats de ses formations
Le traitement répond aux intérêts légitimes de LégiSchool (article 6.1. f° du RGPD)
3 ans suite à la création du compte d’utilisateur,
Puis anonymisation irréversible (pas d’archivage)
Paiements en ligne via Stripe
💶💳 Données nécessaires au paiement en ligne : nom, prénom, adresse e-mail, adresse de facturation (facultatif), uméro de carte de crédit, date d'expiration, cryptogramme
Permettre aux futurs apprenants de régler les frais de formation en ligne via Stripe, et d'accéder immédiatement à la séquences d'e-learning
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel l’apprenant est partie (article 6.1. b° du RGPD)
Aucun accès par LégiSchool
Aucune conservation (effacement immédiat, une fois la transaction effectuée)
Questionnaires Qualiopi
👩🎓👨🎓Données d’identification de l’apprenant : nom, prénom, adresse (postale)
📞 Numéros de téléphone
📆 📅📍 Date, heure, le cas échéant, lieu de formation
📧 Adresses e-mail
📜 🎓 Le cas échéant, diplômes et qualifications professionnelles
Permettre à LégiSchool de satisfaire des obligations de transparence et de qualité, et d'obtenir la certification Qualiopi
Permettre aux apprenants de bénéficier des formations adaptées à leurs besoins
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel l’apprenant est partie (article 6.1. b° du RGPD)
5 ans suite à la signature du contrat ou de la convention de formation (durée de la prescription légale)
Puis destruction (pas d’archivage)
⭐⭐⭐⭐
Résultat des enquêtes de satisfaction et de positionnement (pré-formation, post-formation, à chaud, à froid)
Permettre à LégiSchool de satisfaire des obligations de transparence et de qualité, et d'obtenir la certification Qualiopi
Permettre aux apprenants de bénéficier des formations adaptées à leurs besoins
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel l’apprenant est partie (article 6.1. b° du RGPD)
5 ans suite à la signature du contrat ou de la convention de formation (durée de la prescription légale)
Puis destruction (pas d’archivage)
♿️ Le cas échéant, existence d'un handicap, informations sur la nature du handicap, informations sur les mesures d'accessibilité mises en œuvre par LégiSchool
Permettre aux personnes en situation de handicap désirant suivre une formation, au sein de LégiSchool, de bénéficier de mesures d'adaptation spécifiques aux fin de l'accessibilité
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel l’apprenant est partie (article 6.1. b° du RGPD)
Fondement dérogatoire pour les données relevant des « catégories particulières » ou « données sensibles » :
Le traitement est nécessaire aux fins de l'exécution des obligations et de l'exercice des droits propres au responsable du traitement ou à la personne concernée en matière de droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale, dans la mesure où ce traitement est autorisé par le droit de l'Union, par le droit d'un État membre ou par une convention collective conclue en vertu du droit d'un État membre qui prévoit des garanties appropriées pour les droits fondamentaux et les intérêts de la personne concerné (article 9.2. b° du RGPD)
5 ans suite à la signature du contrat ou de la convention de formation (durée de la prescription légale)
Puis destruction (pas d’archivage)
Communication
Listes de diffusion
📧 Adresses e-mail des apprenants et anciens apprenants ne s’étant pas opposés à une sollicitation électronique
Permettre à LégiSchool de tenir ses anciens apprenants informés de son offre de formation
Permettre aux apprenants d’être informés de l’offre de formation de LégiSchool
Le traitement répond aux intérêts légitimes de LégiSchool (article 6.1. f° du RGPD)
3 ans suite à la fin de la dernière formation puis
Destruction
Sollicitation téléphonique
📞 Numéros de téléphone des apprenants et anciens apprenants ne s’étant pas opposés à une sollicitation téléphonique
Permettre à LégiSchool de tenir ses anciens apprenants informés de son offre de formation
Permettre aux apprenants d’être informés de l’offre de formation de LégiSchool
Le traitement répond aux intérêts légitimes de LégiSchool (article 6.1. f° du RGPD)
3 ans suite à la fin de la dernière formation puis
Destruction
Statistiques
📊 📈 📉 Données statistiques
Permettre à LégiSchool de réaliser des statistiques sur ses apprenants et ses formations
Permettre à LégiSchool d'évaluer la satisfaction de ses clients et de satisfaire ses obligations de qualité (Qualiopi)
Le traitement répond aux intérêts légitimes de LégiSchool (article 6.1. f° du RGPD)
3 ans à compter de la collecte des données puis
Anonymisation irréversible
Comptabilité
📒 Données comptables (le cas échéant, données d'identification du client si personne physique)
Permettre à LégiSchool de satisfaire ses obligations comptables
La nécessité au regard d’une obligation légale qui s’impose à LégiSchool (article 6.1. d° du RGPD)
10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable